Compte-rendu groupe Infocom

Compte-rendu groupe Infocom

 Présents : Fabienne, Jacques, Gilles, Bernard, Boubou, Pascal

Excusée : Cécile

Suite à la demande de Cécile les numéros de téléphones des membres actuels du groupe ont été communiqués au sein du groupe.

Sujets abordés

Sujet 1 : La gestion des mails à l’Apima. 2

Sujet 2 : Le questionnaire sur les nouveaux horaires. 4

Sujet 3 : Collaboration avec le groupe Technique et aménagement de l’atelier 4

Sujet 4 : Outils de communication interne pour Infocom.. 5

Sujet 5 : La fête annuelle de l’Apima. 5

Sujet 6 : Archives de l’Apima. 6

 

Sujet 1 : La gestion des mails à l’Apima

Afin de mieux répartir les tâches travail et estimant que la gestion de l’information est un point clé du fonctionnement de tous groupes et autres associations il a été décidé lors de la précédente réunion de faciliter l’accès à la boite mail de l’Apima pour tous les membres du groupe Infocom.

Pour l’instant la boîte mail était bien accessible à tout un chacun mais uniquement sur l’ordinateur du bureau de l’Apima.

Actuellement c’est principalement Boubou qui en assure la gestion, avec parfois quelques interventions ponctuelles de Stéphane, Aurélien (permanents) et Sylvie (accueil).

Les identifiants de la boîte mail de l’adresse a-soc… ont donc été communiqués à tous les membres du groupe Infocom. Ils peuvent ainsi depuis quelques semaines consulter tous les mails entrants à l’Apima , soit directement sur le serveur, soit après avoir paramétrer leur propre boîte mail pour les recevoir directement chez eux  sur leur ordinateur personnel.

Consigne a été donnée de NE PAS REPONDRE, l’accès étant juste à finalité de consultation, ceci afin de ne pas multiplier les réponses, pas forcément similaires de surcroît.

A terme il est envisagé de se répartir (ou pas ) les différentes tâches qui incombent à la gestion du courrier, mais dans un cadre très clair :

  • Qui répond ?
  • A quoi ?
  • Comment ?
  • Redirection des mails entrants vers la personne ressource la plus à même de traiter l’info
  • Suppression des messages jugés inutiles
  • etc…

Après ces quelques semaines d’observation il est constaté qu’il y a une moyenne de 3 mails entrants par jour même si en ce moment ce nombre augmente du fait de la relance des groupes et au nouveau recrutement (mais c’est sans doute conjoncturel).

Une typologie des mails entrants a été grossièrement (mais poliment !) établie.

On a donc :

Type de mails entrants Action préconisée
Des demandes de renseignements sur l’association, sur les modalités d’adhésion  Informer sur l’accueil du samedi matin et renvoyer sur le site pour plus d’info
 

 

Spams/pubs

Pour la majorité : Se désabonner systématiquement de la liste de diffusion chaque fois que possible.

 

Pour les fournisseurs habituels de l’Apima, comme Wurth, lire les offres promotionnelles et ensuite traiter (poubelle ou conserver).

Type de mails entrants Action préconisée
 

Echanges concernants les cotisations, les ruptures d’adhésions

Pour les chèques renvoyer vers Sylvie (Accueil)

Pour les autres vers le groupe Admin et/ou Ratman

 

 

Informations sociaux-culturelles

Faire comme Goebbels sortir son revolver

Actuellement Boubou relaie ces informations en fonction de leur sujet vers des adhérents ciblés qui sont susceptibles d’être intéressés (mais il faut les connaitre…)

Remonter les demandes de spectacles au prochain régulectif

Assistance documentaire ETAI Concernent uniquement les permanents
Factures, devis de fournisseurs Transmette au Groupe Admin
Réponses à un questionnaire Transmette au Groupe Infocom

 

Reste à déterminer comment se fait la transmission de l’info entre les différentes personnes des différents groupes :

  • Autour d’une bière ?
  • Par télépathie ?
  • En comptant sur l’omniprésence de « ceux qui sont partout » ?
  • Par la malle postale ?
  • Par mails ?
  • Via le trop trop trop trop beau et super-mega-giga chouette nouveau site ?
  • Par Go Fast ?
  • Par téléphone (voix) ?
  • Par SMS ?
  • Par Frama qq chose ? un Framapima ?
  • Par la valise diplomatique ?
  • Un peu tout ça ?

 

Sujet 2 : Le questionnaire sur les nouveaux horaires

Discussion autour de la forme du questionnaire.

Il est dans un premier temps envisagé de faire un questionnaire informatique sous forme de quiz , de case à remplir et/ou à cocher.

Puis est soulevé le problème de l’anonymat et du fait que n’importe qui pouvait répondre au questionnaire autant de fois qu’il le souhaitait. Cela peut fausser les résultats et leur faire perdre de la crédibilité.

La question est résolue par Jacques qui propose de faire « simple » , chaque adhérent répondra tout simplement par mail au questionnaire, en cliquant sur le bouton « répondre » de sa boite au lettre.

Pascal soulève le fait que  si les réponses ne sont pas faites sous le couvert de l’anonymat cela peut biaiser les réponses, des adhérents ne souhaitant peut-être pas se positionner officiellement contre une amélioration des conditions de travail des salariés. Il lui est répondu qu’à l’Apima on peut quand même avoir le courage de ses opinions et de celui de positionner sa pensée en toute transparence. Ce qui s’entend.

Pascal se charge de rédiger le mail avec le questionnaire le plus incitatif possible (!!) et de l’envoyer à partir de l’ordinateur de l’Apima, un premier rapidement et un second début juin.

Sujet 3 : Collaboration avec le groupe Technique et aménagement de l’atelier

Suite à la proposition d’Infocom de réaliser un affichage technique et des fiches d’utilisation des postes de travail, une mauvaise communication/interprétation avec le groupe Technique a conduit au sentiment pour les membres de ce dernier groupe que Infocom empiétait sur ses plates-bandes et venait lui dire ce qu’il fallait faire ou pas.

Il est rappelé que le groupe Infocom se propose de travailler sur la forme , sur le/les supports de communication et d’affichage, mais pas sur le fond , pas sur le contenu technique.

Après avoir rappelé que :

  • Un affichage qui reste trop longtemps, finit par ne plus être vu
  • Que trop d’info tue l’Info

Infocom réitère sa proposition de réaliser la partie communication dans l’atelier et sur le site sur les conseils du groupe technique concernant les contenus.

Discussion à nouveau sur l’usage de la pièce d’entrée. Son usage reste à améliorer. Il est précisé que sa traversée / ou non pour accéder à l’atelier dépend en fait de la saison.

Rien de concret n’émerge aujourd’hui , le groupe Infocom se met via le NSA à l’écoute de toutes bonnes idées . Les mauvaises seront étudiées quand même 🙂 et seront traitées selon l’humeur du moment…

Discussion sur le projet d’emménager un nouvel espace de travail sur la mezzanine :

  • Travail forcément en autonomie des adhérents, sans devoir faire appel aux permanents
  • Petits chantiers sur matériel espace vert
  • Pas uniquement de la mécanique, travail sur le bois possible, autre…

Sujet 4 : Outils de communication interne pour Infocom

  • Se servir de plus en plus du nouveau site, il est trop trop, trop, trop bien 🙂
  • Apprendre à utiliser les Framadat , et autres Framasofts (outils collaboratifs en ligne, libres https://framasoft.org/ )  avec un accès sécurisé par identifiant (à ne pas poster sur le site bien sur !) limité au groupe Infocom.
  • Continuer à se voir « pour de vrai » !

Sujet 5 : La fête annuelle de l’Apima

L’organisation de la fête reste dévolue au régulectif mais les questions pratiques sont préparées en amont par Infocom (voir CR Infocom du 07/04/2017)

Il est rappelé que Geneviève a soulevé au dernier régulectif le fait qu’on pourrait peut-être réinterroger ce que l’on attend de la fête, si elle pouvait prendre d’autres formes, bref s’il ne serait pas judicieux de « réinventer » la fête… Le débat sera abordé à la prochaine AG avec recueil des idées.

En attendant :

  • Pascal indique que Gael Hemet nous confirme que sa sœur est d’accord pour qu’on le fasse chez elle vers St Gervais moyennant quelques travaux simples chez elle comme ça a été le cas chez Geneviève et Aziz.
  • Boubou indique que Sylvie doit glaner des infos sur les possibles et les tarifs à La Chaux-Montgros
  • Bernard à eu les prix de feu le Centre d’ailleurs : 500€ , pas de barnum , pas de cuisine.
  • Toujours Bernard à eu aussi les prix de la salle des fêtes de Suggeres (45 mn de l’Apima) : 250 € , salle chauffée, vague cuisine, possibilité de faire du bruit tard . Par contre ce n’est libre que le 30 septembre.

Après discussion, Infocom décide de mandater Bernard pour qu’il fasse une pré-réservation rapidement. Le choix définitif sera validé lors du prochain régulectif.

 

Sujet 6 : Archives de l’Apima

Fabienne et Gilles  proposent de travailler sur les archives papiers de l’Apima

Boubou les met en garde , il craint l’accident :

Mais peut-être ont-ils une autre idée de la chose :

Les archives informatiques sont aussi à exploiter, des volontaires ? Jacques est très tenté !